Angesichts bundesweiter Reformen und gesellschaftlicher Initiativen wie der Sozialplattform oder der D-App gewinnt die Modernisierung von Verwaltungsprozessen stetig an Bedeutung. Das Sozialdezernat der Landeshauptstadt Wiesbaden verfolgt dabei eine pragmatische Linie: Statt reinem Aktionismus setzt die Stadt auf maßgeschneiderte Konzepte.

Im Fokus steht das Ziel, alltägliche Behördenabläufe effizienter zu gestalten, Fachkräfte spürbar zu entlasten und den Zugang zu sozialen Hilfsangeboten für Bürgerinnen und Bürger zu vereinfachen. Die landeshauptstadt ist eine von sechs hessischen Pilotkommunen bei der neuen Digitalisierungsoffensive von Bund und Land.

Mensch und Nutzen im Fokus

Seit einigen Jahren werden im Dezernat IT-Werkzeuge entwickelt, die sich strikt an den konkreten Erfordernissen des Arbeitsalltags orientieren. Neue Technologien werden nur dort implementiert, wo sie einen messbaren Mehrwert für Beschäftigte und Ratsuchende stiften. Sozialdezernentin Dr. Patricia Becher (SPD) erläutert den Grundsatz dieser Strategie:

„Eine moderne Sozialverwaltung braucht digitale Lösungen, die den Menschen dienen. Unser Ziel ist es, die Mitarbeitenden von vermeidbaren Verwaltungsaufgaben zu entlasten und ihnen mehr Zeit für die eigentliche fachliche Arbeit mit den Bürgerinnen und Bürgern zu geben“

Zusammenspiel von Fachlichkeit und Technik

Die Dezernentin ergänzt weiter: „Die Erfahrungen in Wiesbaden zeigen: Erfolgreiche Digitalisierung entsteht vor allem dann, wenn Verwaltung, Fachlichkeit und Technik eng zusammenarbeiten.“

Wie dieser Ansatz in der Praxis funktioniert, zeigen verschiedene Eigenentwicklungen der Stadt. Das Steuerungsinstrument „Cockpit“ unterstützt etwa Beschäftigte im Sozialleistungs- und Jobcenter mit einem übersichtlichen Aufgaben- und Fallmanagement. Mit „WillkommenBaby“ steht den Frühen Hilfen des Amtes für Soziale Arbeit eine Komplettlösung zur Verfügung, die von der Terminvergabe über die Routenplanung bis hin zu Anschreiben und Auswertungen sämtliche Schritte digital abbildet. Auch das Tool „SWISH“, das für die Betreuung in Unterkünften konzipiert wurde, bündelt relevante Kontaktdaten, Belegungen und Dokumente zentral. Künftig soll das System stadtweit mit dem Gebäudemanagement vernetzt werden.

Intelligente Automatisierung statt reiner E-Akte

Einen weiteren Schwerpunkt bildet die grundlegende Modernisierung der Post- und Dokumentenverarbeitung im Sozialleistungs- und Jobcenter. Eingehende Unterlagen werden nach dem Einscannen automatisch erfasst, zugeordnet und der jeweiligen Sachbearbeitung digital übermittelt. Auch der Postversand verläuft bereits seit 2020 automatisiert über eine Druckstraße.

Durch den Einsatz moderner Schnittstellen und Software-Roboter (RPA) werden Daten direkt in Fachanwendungen übertragen. Das Wiesbadener Modell geht damit deutlich über das reine Bereitstellen einer elektronischen Akte hinaus, da zeitaufwendige manuelle Zuordnungsschritte entfallen. Dr. Becher erklärt dazu: „Digitalisierung in der Verwaltung bedeutet nicht, möglichst viele Prozesse einfach technisch abzubilden. Entscheidend ist, Arbeitsabläufe neu zu denken und intelligente Lösungen zu entwickeln, die tatsächlich Entlastung bringen“

Voraussetzungen für die Zukunft

Vor dem Hintergrund des demografischen Wandels und des zunehmenden Fachkräftemangels gewinnen leistungsfähige digitale Strukturen weiter an Bedeutung. Damit die städtischen Systeme bei Sozialamt und Jobcenter in Wiesbaden auch künftigen bundesweiten Standards und Vorgaben wie der Registermodernisierung gewachsen sind, setzt die Verwaltung auf modulare und erweiterbare Architekturen. Voraussetzung hierfür ist eine solide technologische Basis inklusive sicherer und leistungsstarker Netzwerke.

Abschließend hält Dr. Patricia Becher fest: „Digitalisierung und Automatisierung ist kein Selbstzweck. Sie muss den Menschen dienen, Verwaltungsverfahren vereinfachen und die Fachkräfte spürbar entlasten. Nur wenn digitale Lösungen gemeinsam mit den Anwenderinnen und Anwendern entwickelt werden, können sie ihr volles Potenzial entfalten“

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