Nach intensiver Vorbereitungszeit ist das Digitale Archiv der Landeshauptstadt Wiesbaden nun in den Produktivbetrieb übergegangen. Seit 2019 wurde das System aufgebaut, jetzt ist ein bedeutender Schritt in Richtung rechtssicherer digitaler Dokumentation vollzogen.

Zwischen Papier und Pixeln

Traditionell verbindet man das Stadtarchiv mit Aktenbergen, historischen Karten und tausenden Fotografien. In Pappschachteln geordnet, lagern die Dokumente auf kilometerlangen Regalen.

Um dem wachsenden Bedarf gerecht zu werden, entsteht derzeit zusätzlicher Magazinraum für Papierakten in der Straße Im Rad 42.

Startschuss für das digitale Stadtarchiv

Parallel dazu wurde am 29. September ein rein virtuelles Archivmagazin symbolisch durch Kulturdezernent Dr. Hendrik Schmehl (SPD) eröffnet: Das Digitale Magazin DIMAG nahm seine ersten digitalen Dokumente auf.

Dr. Schmehl und Archivleiter Dr. Peter Quadflieg luden gemeinsam die ersten digitalen Archivalien hoch. Dabei handelte es sich um Unterlagen des Corona-Krisenstabes aus dem Jahr 2020.

DIMAG sichert digitale Dokumente langfristig

Mit DIMAG verfügt das Stadtarchiv nun über eine leistungsfähige Fachanwendung zur dauerhaften und sicheren Speicherung elektronischer Unterlagen. Dazu zählen digitale Fotos, E-Akten, Datenbanken und Inhalte aus Fachanwendungen.

„Mit der Inbetriebnahme des Digitalen Magazins ist das Stadtarchiv Wiesbaden für das digitale Zeitalter infrastrukturell gut aufgestellt“, freut sich Schmehl. „Gemäß unserem gesetzlichen Auftrag können wir nun auch elektronische Unterlagen von den Ämtern und Betrieben der Landeshauptstadt übernehmen, erhalten und für die Nutzung bereitstellen“, ergänzt Quadflieg.

Technik mit höchsten Standards

Die eingesetzte Software DIMAG wird seit 2006 von mehreren Landesarchiven genutzt und entspricht dem internationalen ISO-Standard 14721. Damit ist gewährleistet, dass sensible Daten wie Verwaltungsakten, Personenstandsdokumente oder rechtlich relevante Informationen langfristig geschützt sind.

Die Speicherung erfolgt redundant in öffentlich-rechtlichen Rechenzentren in Deutschland, die über hohe Sicherheitsstandards verfügen. Die Datenübertragung erfolgt über die gesicherten Netze des Bundes. Die Speicherung übernimmt ein Tochterunternehmen der Komm.ONE-Gruppe.

Jahre der Vorbereitung

Bereits 2021 trat das Stadtarchiv Wiesbaden dem DIMAG-Verbund bei. Die technische Umsetzung wurde durch das Hessische Landesarchiv begleitet. „Besonders die Vorarbeiten und die Abstimmung für die Inbetriebnahme der Software DIMAG im Stadtarchiv Wiesbaden waren sehr zeitaufwendig“, erklärt Quadflieg. „Auch weil zur Zeit nur eine geringe Personalkapazität im Stadtarchiv für die Aufgaben der digitalen Archivierung zur Verfügung steht.“

Neben dem Zugang zu den Netzen des Bundes mussten zahlreiche IT-, Sicherheits-, Datenschutz- und Organisationsfragen geklärt werden. „Und dies ohne zusätzliches Personal“, betont Quadflieg. Stadtkämmerer Schmehl ergänzt: „Schließlich werden in diesem System rechtlich besonders relevante Daten, zum Teil auch mit Personenbezug, datenschutzkonform gespeichert.“

Beitrag zur digitalen Infrastruktur der Stadt

Die Freude über den erfolgreichen Start ist groß. „Das Stadtarchiv und das Kulturamt leisten damit zugleich einen essentiellen Beitrag zur digitalen Infrastruktur der Stadtverwaltung“, erklärte Schmehl bei der symbolischen Inbetriebnahme.  „Eine rechtssichere digitale Archivierung stellt einen unverzichtbaren Baustein für ein zeitgemäßes E-Government unserer Stadt dar.“

Corona-Krisenstab als erste digitale Quelle

Als erste digitale Akten wurden die Unterlagen des Corona-Verwaltungsstabes in das System aufgenommen. Diese stammen aus den Jahren 2019 bis 2023 und dokumentieren das Verwaltungshandeln während der Pandemie. Der Krisenstab wurde im März 2020 unter der Leitung von Bürgermeister Dr. Oliver Franz (CDU) eingerichtet und tagte bis Februar 2023 regelmäßig.

Die Maßnahmen wurden auf Grundlage von Vorgaben der Landes- und Bundesebene koordiniert. Teile der Dokumente sind bereits für die Forschung zugänglich, andere unterliegen noch Sperrfristen. „Für zukünftige Forscherinnen und Forscher, die sich mit der Geschichte der bisher größten Gesundheitskrise des 21. Jahrhunderts in unserer Stadt auseinandersetzen wollen, sind dies wichtige Quellen“, erklärt Dr. Schmehl.

Papier bleibt weiterhin relevant

Wird das digitale Archiv nun das Papier vollständig ersetzen? „Auf keinen Fall“, sagt Archivdirektor Quadflieg. „Im Gegenteil, durch die zunehmende Digitalisierung der Stadtverwaltung erhalten wir im Moment in großer Zahl Anfragen zur Bewertung und Übernahme von Papierakten.

Diese alle zu digitalisieren wäre viel zu teuer und aufwendig. Daher brauchen wir gerade im Zuge der Digitalisierung auch das neue analoge Magazin.“ Die Zukunft aber gehört der digitalen Archivierung und Wiesbaden ist nun bereit dafür.

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